テクノロジーの発達により僕たちは昔よりも効率的に生きれるようになった。
それなのに僕たちの時間が余らないのは何故なのか？
今回は、
「やる事が多すぎる」
「仕事が終わらない」
こんな状態になってしまう原因と3つの対策をご紹介します。
結論から言いますと、
やる事が多い、仕事が終わらない原因は、
「ゴミタスクをスリム化できていないから」です。
だから、「ゴミタスクはスリム化しましょう」という話です。
前半では、「どうしてゴミタスクが発生してしまうのか」について深堀りしていきます。
後半では、「それに対してどうすればいいか」について解説していきます。
この記事を読むと次の事ができるようになります。
- 少ない時間で最大の成果を得られるようになる
- 時間がない事の焦りを減らすことができる
どうして「やる事が多すぎる」「仕事が終わらない」状態になってしまうのか【原因は3つです】
理由は3つです。
- やる事が無限に沸いてくる
- 目標と期限がない
- 100点を目指してしまう
原因①：やる事が無限に沸いてくる
時間が余ってもやる事はワラワラと沸いてくるものです。
「パーキンソンの法則（第二法則）」で、仕事の量は業務時間いっぱいになるまで増え続ける傾向にあることが示されています。（法則名とかはどうでもいいです）
優先順位の低い余計なタスクなど無限に存在するからです。
原因②：目標と期限がない
目標と期限がないとダラダラとしてしまい時間当たりの生産性は下がります。
「パーキンソンの法則（第一法則）」により、仕事は与えられた時間をすべて満たすまで終わらない傾向にあることが示されています。
夏休みの宿題が夏休み中に終わらなかったのは私だけではないはず。。。
細かな目標と期限を明確にしないとそうなります。
仕事も同じで、期限がない場合、自分で勝手に複雑にしていって余計なものを付け加えたり、余計なところが気になったりして、結局生産性が下がってしまいます。
だったらということで、自分で期限を短く決めてしまって、それが未完成でもいいからとりあえず終わらせてさっさと提出しまうんです。
そうすれば余計なものが必然的に取り除かれるのでシンプルなものが提出することになります。
仕事は時間をかけて完璧にしても、どちらにせよだいたい修正依頼が来ますし。
それだったら無駄のないシンプルなものを爆速で提出する方が時間は短縮できます。
原因③：100点を目指してしまう
こだわればキリはありません。
完璧を目指すばかり、時間をかけすぎていませんか？
「パレートの法則」によると、100点を取るためには、80点を取るのに費やした時間の5倍必要とのこと。
そもそも現実世界では誰から見ても100点満点というのはとるのは至難の業です。
完璧を目指そうすると余計な仕事が増えるだけなのでやめましょう。
「やる事が多すぎる」「仕事が終わらない」を解消する3つの対策
- やる事を減らす
- 目標と期限を決める
- 80点主義になる
それぞれ解説します。
対策①：やる事を減らす
「それができないから困ってるんだよ」
そんな声が聞こえてきそうですが、もう少し踏み込みます。
優先順位をつけて本当にやるべきこと以外は断捨離すべきです
先ほども出てきた「パレートの法則」ですが、
2割の時間で成果の8割を生み出し、残りの8割の時間で成果の2割を生み出しているという法則があります。
タスクの80%は成果全体の2割しか生み出していないということです。
つまり、タスクの8割は取るに足らないので断捨離またはスリム化すべきです。
「あれもこれもやらなきゃ」は、「物であふれている部屋」と同じです。
「やらないよりやった方がいい」は間違いです。
それだと部屋は片付きません。
タスクをこなすには「時間」と「体力」が必要です。
僕たちの「時間」「体力」は有限である以上、すべてをうまくやる事はできない事実を認めましょう。
【時間効率を上げる方法】
— マサル🌿外資系コンサル (@masaru_YAMAGATA) 2019年9月2日
今やっていることが『パレートの法則』でいう2割側なのか8割側なのかを考える事です。
※8割側は取るに足らないこと
人間の究極的な資源は『時間』と『体力（精神力）』。
その資源が無限でない以上、取るに足らないことに時間を取られないようにすることがすごく重要^^ pic.twitter.com/bORZzatioC
じゃあどうすればいいか？
取りうる判断は３つ
- ①やらない
- ②最低限の事しかしない
- ③他に任す
①やらない
やらなくても大した不都合でないのであれば「やらない」。
これが時間のムダづかいを一番回避できます。
基本的に「成果」に繋がらない作業はやる意味ないです。
「目的」不在で「手段」自体が目的化してしまった作業もゴミタスクでしかないです。
※「目的」を見失ったタスクは時間の浪費でしかないことはこちらの記事をご参考ください。
迷った人は次の問いをしてみてください。
- そもそもこの仕事の目的ってなんだっけ？
- この仕事はどんな成果につながるのか？
- その成果は投じる時間と労力に見合うか？
ゴミタスクはこれらの問いに答えられません。
捨てると決断した仕事はきっぱり断り、集中すべきタスクのみに注力しましょう。
②最低限の事しかしない
これは、そうは言ってもやらなければいけない場合です。
どうすればいいか？
へんな飾り付けを一切省いて、必要最低限のレベルにします。
- とにかく時間をかけないことに意識をする
- 質よりも最低限の目的を達成する
- なんとか着地させることだけをめざす
余った時間を他に回すことの方が大事です。
たとえば、メールで言うと、「おけ」（OKの意味）とか「りょ」（了解の意味）だけで返すイメージです。
この例の場合、要は、「伝われば十分」なわけですよね？
（ホリエモンは「り」だけで返すみたいですが。）
③他に任す
「自分がやらなければいけない仕事か？」
そうでないなら次に任せてしまいましょう。
- 得意な人
- 時間がある人
- 機械（イメージ：洗濯機、ルンバ、自動化ツール）
対策②：目標と期限を決める
そうすると時間当たりの生産性が高まります。
夏休みの宿題が夏休み中に終わらない人に有効な方法です。
やり方としては、大きな目標と期限に対して、それを達成するためにはこの時点までにこれを達成してないといけないなというように目標を期限を細かく設定していきます。（マイルストーンの考え方）
目安としては、1週間の目標を決め、1日単位に細かい目標に分解し落とし込むのがやりやすいかと思います。
対策③：80点主義になる
80点というのはあくまで目安です。
状況に応じて、50点程度でも十分だったり、90点は必要なこともあるでしょう。
意義としては、50点程度で十分な事柄に対して90点以上取りにいくようなことをしないことです。
僕らの『時間』が、湯水のようにジャブジャブと湧き出るようにあるのであれば90点でも100点でも目指せばいいですが、そんな人は存在しないですよね。
こだわればキリがないのです。*1
どれだけの品質があれば十分かを明確にしましょう。
これを明確にしないと100点主義に陥ります。
ゴールが見えていないので必要以上に時間をかけてしまうのです。
「品質を上げる為に膨大な時間を投下するだけの価値があるか？」
繰り返しになりますが、100点の品質にするためには80点の品質にかけた時間の5倍は必要です。
それで割に合うのであれば100点を目指せばいいと思います。
そうでないなら、80点くらいの出来でもう次の段階に移るくらいでちょうどいいと思います。
まとめ：取るに足らないことはやらない
「やる事が多すぎる」「仕事が終わらない」状態になってしまう原因は次の通り。
- やる事が無限に沸いてくる
- 目標と期限がない
- 100点を目指してしまう
その解決法は、
- 本当にやるべき事を明確にし、それ以外は断捨離する
- 目標と期限を決め、高い生産性を維持する
- 80点主義にし、過剰品質による時間の無駄遣いをやめる
一貫して主張していることは、「取るに足らないことはやらない」ことです。
今やっていることは「パレートの法則」で言うところの2割側か8割側かを考えてみると本当にやるべき事かが見えてくるでしょう。
以上となります。
僕のブログでは、「令和」の新時代を生きる人のための「自分らしい生き方・働き方」にフォーカスして発信しています。
今は「個人の時代」と言われていますが、この流れはこれからますます本格化していくことと思います。
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それではみなさん、よい一日を。
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*1:例外はあります。例えば、プロ野球のような選ばれしものだけがなれるプロフェッショナルな世界です。この場合、極限まで100点に近づけないと選ばれることはないでしょう。